第49章 公务来往礼仪(1)
推荐阅读： 邪王嗜宠：神医狂妃 邪王嗜宠鬼医狂妃 邪王嗜宠：鬼医狂妃 妖孽修真弃少 我寄人间 从今天起当首富 宠妻入骨：神秘老公有点坏 重生之再铸青春 超级修真弃少 修复师 万古第一神 我在坟场画皮十五年 裂天空骑 武神主宰 神医萌宝 重生南非当警察 神道仙尊 妖夫在上
（第1节商务接待中的迎来送往
拜访礼仪
访前应事先和被访对象约定，以免扑空或扰乱主人的计划。拜访时要准时赴约。
拜访时间长短应根据拜访目的和主人意愿而定。一般而言，时间宜短不宜长。
到达被访人所在地时，一定要用手轻轻敲门，进屋后应待主人安排指点后坐下。
后来的客人到达时，先到的客人应该站起来，等待介绍。
拜访时应彬彬有礼，注意一般交往细节。告辞时要同主人和其他客人一一告别，说“再见”c“谢谢”；主人相送时，应说“请回”c“留步”c“再见”。
接待礼仪
接待人员要品貌端正，举止大方，口齿清楚，具有一定的文化素养，受过专门的礼仪c形体c语言c服饰等方面的训练。
接待人员服饰要整洁c端庄c得体c高雅；女性应避免佩戴过于夸张或有碍工作的饰物，化妆应尽量淡雅。
如果来访者是预先约定好的重要客人，则应根据来访者的地位c身份等确定相应的接待规格和程序。在办公室接待一般的来访者，谈话时应注意少说多听，最好不要隔着办公桌与来人说话。对来访者反映的问题，应做简短的记录。
（第2节邀约的礼仪
正式邀约与非正式邀约
在商务交往中，因为各种各样的实际需要，商务人员必须对一定的交往对象发出约请，邀请对方出席某项活动，或是前来我方做客。这类性质的活动，被商务礼仪称之为邀约。
邀约有时还被称为邀请或邀集。从交际的角度来看待邀约，它实质上是一种双向的约定行为。当一方邀请另一方或多方人士，前来自己的所在地或者在其他某地方约会，以及出席某些活动时，他不能仅凭自己的一厢情愿行事，而是必须取得被邀请方的同意与合作。作为邀请者，不能不自量力，无事生非，自寻烦恼，既麻烦别人，又自讨没趣。作为被邀请者，则需要及早地作出合乎自身利益与意愿的反应。不论是邀请者，还是被邀请者，都必须把邀约当做一种正规的商务约会来看待，对它绝对不可以掉以轻心，大而化之。
对邀请者而言，发出邀请，如同发出一种礼仪性很强的通知一样，不仅要力求合乎礼貌，取得被邀请者的良好回应，而且还必须使之符合双方各自的身份，以及双方之间关系的现状。
在一般情况下，邀约有正式与非正式之分。正式的邀约，既讲究礼仪，又要设法使被邀请者备忘，故此它多采用书面的形式。非正式的邀约，通常是以口头形式来表现的，相对而言，它要显得随便一些。
正式的邀约有，请柬邀约c书信邀约c传真邀约c电报邀约c便条邀约等具体形式，它适用于正式的商务交往中。非正式的邀约有，当面邀约c托人邀约以及打电话邀约等不同的形式，它多适用于商界人士非正式的接触之中。前者可统称为书面邀约，后者则可称为口头邀约。
根据商务礼仪的规定，在比较正规的商务往来之中，必须以正式的邀约作为邀约的主要形式。因此，有必要对它作出较为详尽的介绍。
请柬邀约
在正式邀约的诸多形式之中，档次最高也最为商界人士所常用的当属请柬邀约。
凡精心安排c精心组织的大型活动与仪式，如宴会c舞会c纪念会c庆祝会c发布会c单位的开业仪式等，只有采用请柬邀请嘉宾，才会被人视之为与其档次相称。
请柬又称请帖，它一般由正文与封套两部分组成。不管是购买印刷好的成品，还是自行制作，在格式与行文上，都应当遵守成规。
请柬正文的用纸，大都比较考究，它多用厚纸对折而成。以横式请柬为例，对折后的左面外侧多为封面，右面内侧则为正文的行文之处。封面通常讲究采用红色，并标有“请柬”二字。请柬内侧，可以同为红色，或采用其他颜色。但民间忌讳用黄色与黑色，通常不可采用。在请柬上亲笔书写正文时，应采用钢笔或毛笔，并选择黑色c蓝色的墨水或墨汁。红色c紫色c绿色c黄色以及其他鲜艳的墨水，则不宜采用。
目前，在商务交往中所采用的请柬，基本上都是横式请柬。它的行文，是自左而右c自上而下地横写的。除此之外，还有一种竖式请柬。它的行文，则是自上而下c自右而左地竖写的。作为中国传统文化的一种形式，竖式请柬多用于民间的传统际应酬，因此在这里将它略去不提。
在请柬的行文中，通常必须包括活动形式c活动时间c活动地点c活动要求c联络方式以及邀请人等项内容。
规范的请柬正文示范：
谨订于2008年5月18日下午15时于本市金马大酒店水晶厅举行五环集团公司成立六周年庆祝酒会，敬请届时光临。
联络电话：6332266。
备忘
在请柬的左下方注有“备忘”二字，意在提醒被邀请者届时毋忘。在国际上，这是一种习惯的做法。西方人在注明“备忘”时，通常使用都是同一个意思的法文缩写“p”。
从以上范文会发现，其中邀请者的名称在行文时没有在最后落款，而是处于正文之间。其实，把它落在最后，并标明发出请柬的日期，在商务交往中也是允许的。
另外，被邀请者的“尊姓大名”没有在正文中出现，则是因为姓名一般已在封套上写明白了。要是不厌其烦地在正文中再写一次，也是可以的。在正文中，“请柬”二字可以有，也可以没有。
被邀请者与邀请者名称单独分列的请柬正文示范：尊敬的蒋勤先生：
11月6日19时为李娟小姐饯行，席设本市北京路8号德大西茶社，恭请光临。
周抒平谨订
在对外交往中使用的请柬，应采用英文书写。在行文中，全部字母均应大写，应不分段c不用标点符号，并采用第三人称。这是其习惯做法。
在请柬的封套上，被邀请者的姓名要写清楚，写端正。这是为了对对方示敬，也是为了确保它被准时送达。
书信邀约
以书信为形式对他人发出的邀请，叫做书信邀约。比之于请柬邀约，书信邀约显得要随便一些，故此它多用于熟人之间。
用来邀请他人的书信，内容自当以邀约为主，但其措辞不必过于拘束。它的基本要求是言简意赅，说明问题，同时又不失友好之意。可能的话，它应当打印，并由邀请人亲笔签名。比较正规一些的邀请信，有时也叫邀请书或邀请函。
邀请信范文：
尊敬的奥海公司负责人：
“2008年北京民用新产品新技术展销会”定于今年5月8日至28日在北京国际展览中心举行，欢迎贵公司报名参展。
报名时间：3月1日至20日；
报名地点：花园路乙10号；
联系电话：2531188。
组委会敬邀
2008年2月16日
在装帖与款式方面，邀请信均不必过于考究。其封套的写作，与书信基本上相同。
传真邀约与电报邀约
传真邀约，指的是利用传真机发出传真的形式，对被邀请者所进行的一种邀约。
在具体格式c文字方面以及其做法与书信邀约大同小异。但是由于它利用了现代化的通信设备，因而传递更为迅速，并且不易丢失。
电报邀约，即以拍发专电的形式，对被邀者所进行的邀约。电报邀约与书信邀约在文字上，都要求热情c友好c恳切c得体。除此之外，电报邀约在准确c精练方面要求得更高一些，这是由电报这一形式本身所决定的。电报邀约速度快c准确率高，因此多用于邀请异地的客人。在具体内容上，它与书信邀约大致类似。
便条邀约
在某些时候，商界人士在进行个人接触时，还会采用便条邀约。便条邀约，即将邀约写在便条纸上，然后留交或请人代交给被邀请者。在书面邀约诸形式之中，它显得最为随便。然而却反而往往会使被邀请者感到亲切c自然。
便条邀请的内容，是有什么事写什么事，写清楚为止。它所选用的纸张，应干净c整洁。
依照常规，用以邀约他人的便条不管是留交还是代交给对方，均应装入信封之中，一同送交。让邀请条“赤条条”地来来去去，则不甚适宜。
在一般情况下，不论以何种书面形式邀约他人，均须做得越早越好。通常，它应当至少在一周之前到达对方手中，以便对方有所准备。临阵磨枪，打对方一个措手不及，不仅会给对方以逼人就范的感觉，而且也是非常不尊重对方的。
便条邀约他人的示范：
刘晓航先生：
兹与远大集团公司杨林董事约定，下周五中午12时在四川酒家共进工作餐。敬请光临。
杨青青留上。
5月2日
回答对方的邀约
任何书面形式的邀约，都在邀请者经过慎重考虑，认为确有必要之后，才会发出的。因此，在商务交往中，商界人士不管接到来自任何单位c个人的书面邀约，都必须及时地c正确地进行处理。自己不论能不能接受对方的邀约，均须按照礼仪的规范，对邀请者待之以礼，给予明确c合“礼”的回答，即或者应邀，或者婉拒。置之不理，厚此薄彼，草率从事，都有可能自作自受，自找麻烦。
鉴于同时受到邀请的往往不止一方，任何被邀请者在接到书面邀请之后，不论邀请者对于答复者有无规定，出于礼貌，都应尽早将自己的决定通知给对方。
事实上，为了了解被邀请者对邀约有何反应，许多邀请者在发出书面邀约时，就对被邀请者有所要求，请对方能否到场必须作出答复。
通常，类似的规定往往会在书面邀约的行文中出现。例如，要求被邀请者“如蒙光临，请予函告”，“能否出席，敬请答复”，以及“盼赐惠复”，等等。
为了确保被邀请者准确无误地将有关信息反馈给邀请者，在书面邀约正文的左下方，循例要将与邀请者联络的具体方式，一一详尽地提供给被邀请者。它们通常包括：联络电话号码c传真号码c电传号码c电子邮箱（网址）c邮政编码c电报挂号c联络地点以及通信地址等。以上这些内容不必一一全部列出，可以根据具体情况从中选择。不过，联络或咨询的电话号码这一项，原则上是不能缺少的。
有些善解人意的商界人士为了体谅被邀请者，在发出书面邀约时，往往会同时附上一份专用的“答复卡”。上面除了“接受邀请”c“不能接受”这两项内容外，再没有其他任何东西。这样，被邀请者在答复时，只须稍费举手之劳，在以上两项之中，做一回“选择题”，在二者之一画上一道钩，或是涂去其一，然后再寄回给邀请者就行了。
没有在接到书面邀约的同时接到“答复卡”，并不意味着不必答复。答复是必要的，只不过需要自己亲自动手罢了。
对书面邀约所进行的答复，通常采用书信的形式。在商务礼仪中，它被称为回函。
回函基本上都需要亲笔书写，以示重视。如果打印回函，则至少应当亲笔签名。
所有的回函，不管是接受函还是拒绝函，均须在接到书面邀约之后三日之内固复，而且回得越早越好。
在回函的行文中，应当对邀请者尊重c友好，并且应当对能否接受邀约这一关键性问题，作出明确的答复。切勿避实就虚，让人觉得“难解其中味”。如果拒绝，则讲明理由，就可以了。
回函的具体格式，可参照邀请者发来的书面邀约。在人称c语气c措辞c称呼等方面，与之不相上下，就算不上失礼。
接受邀约的回函示范：
中岛公司董事长兼总经理邬烈兴先生非常荣幸地接受成功影视广告公司总裁袁伟超先生的邀请，将于1月20日上午9时准时出席成功影视广告公司开业仪式。谨祝开业大吉，并顺致敬意。
在写接受函时，应将有关的时间与地点重复一下，以便与邀请者“核实”无误。在写拒绝函时，则不必这样做。
回函通知邀请者自己决定接受邀请后，届时就不能失约了。这类临时的“变卦”，会给邀请者添许多麻烦。
拒绝邀约的理由应当充分，如卧病c出差c有约在先等，均可采用。在回绝邀约时，万勿忘记向邀约者表示谢意，或预祝其组织的活动圆满成功。
拒绝邀约的回函示范：
尊敬的王优嘉先生：
我深怀歉疚地通知您，由于本人明晚将乘机飞往德国法兰克福市洽谈生意，故而无法接受您的邀请，前往波特曼饭店出席贵公司举办的迎春茶话会。
恭请见谅，谨致谢忱。
（第3节迎宾礼仪
基本迎接礼仪
迎来送往，是社会交往接待活动中最基本的形式和重要环节，是表达主人情谊c体现礼貌素养的重要方面。尤其是迎接，是给客人良好第一印象的最重要工作。给对方留下好的第一印象，就为下一步深入接触打下了基础。迎接客人要有周密的部署，应注意以下事项。
1对前来访问c洽谈业务c参加会议的外国和外地客人，应首先了解对方到达的车次c航班，安排与客人身份c职务相当的人员前去迎接。若因某种原因，相应身份的主人不能前往，前去迎接的主人应向客人作出礼貌的解释。
2主人到车站c机场去迎接客人，应提前到达，恭候客人的到来，决不能迟到让客人久等。客人看到有人来迎接，内心必定感到非常高兴；若迎接来迟，必定会给客人心里留下阴影，事后无论怎样解释，都无法消除这种失职和不守信誉的印象。
3接到客人后，应首先问候“一路辛苦了”c“欢迎您来到我们这个美丽的城市”c“欢迎您来到我们公司”等。然后，向对方作自我介绍，如果有名片，可送予对方。
4迎接客人应提前为客人准备好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙忙准备交通工具，那样会因让客人久等而误事。
5主人应提前为客人准备好住宿，帮客人办理好一切手续并将客人领进房间，同时向客人介绍住处的服务c设施，将活动的计划c日程安排交给客人，并把准备好的地图或旅游图c名胜古迹等介绍材料送给客人。
6将客人送到住地后，主人不要立即离去，应陪客人稍作停留，热情交谈，谈话内容要让客人感到满意，比如客人参与活动的背景材料c当地风土人情c有特点的自然景观c特产c物价等。考虑到客人一路旅途劳累，主人不宜久留，让客人早些休息。分手时将下次联系的时间c地点c方式等告诉客人。
迎宾的仪式
迎宾所指的是在人际交往中，在有约在先的情况下，由主人一方派出专人，前往来访者知晓的某一处所，恭候对方的到来。在一般情况下，迎宾仪式包括如下内容。
1宾主双方热情见面。
2向来宾献花。献花者通常应为女青年或少先队员。若来宾不止一人，可向每位来宾逐一献花，也可以只向主宾或主宾夫妇献花。向主宾夫妇献花时，可先献花给女主宾，也可以同时向男女主宾献花。
3宾主双方其他人员见面。依照惯例，应当首先由主人陪同主宾来到东道主方面的主要迎宾人员面前，按其职位的高低，由高而低，一一将其介绍给主宾。随后，再由主宾陪同主人行至主要来访人员的队列前，按其职位的高低，由高而低，一一将其介绍给主人。
4主人陪同来宾与欢迎队伍见面。
迎宾的前期准备
在迎宾工作之中，要进行必要的先期准备，以求有备而行，有备无患。
掌握基本状况
一定要充分掌握迎宾对象的基本状况，尤其是主宾的个人简况，如姓名c性别c年龄c籍贯c民族c单位c职务c职称c学历c学位c专业c专长c偏好c著述c知名度等。必要时还需要了解其婚姻c健康状况，以及政治倾向与宗教信仰。在了解来宾的具体人数时，不仅要务求准确无误，而且应着重了解对方由何人负责c来宾之中有几对夫妇等。
小说阅读_www.shuoshuo520.cc
拜访礼仪
访前应事先和被访对象约定，以免扑空或扰乱主人的计划。拜访时要准时赴约。
拜访时间长短应根据拜访目的和主人意愿而定。一般而言，时间宜短不宜长。
到达被访人所在地时，一定要用手轻轻敲门，进屋后应待主人安排指点后坐下。
后来的客人到达时，先到的客人应该站起来，等待介绍。
拜访时应彬彬有礼，注意一般交往细节。告辞时要同主人和其他客人一一告别，说“再见”c“谢谢”；主人相送时，应说“请回”c“留步”c“再见”。
接待礼仪
接待人员要品貌端正，举止大方，口齿清楚，具有一定的文化素养，受过专门的礼仪c形体c语言c服饰等方面的训练。
接待人员服饰要整洁c端庄c得体c高雅；女性应避免佩戴过于夸张或有碍工作的饰物，化妆应尽量淡雅。
如果来访者是预先约定好的重要客人，则应根据来访者的地位c身份等确定相应的接待规格和程序。在办公室接待一般的来访者，谈话时应注意少说多听，最好不要隔着办公桌与来人说话。对来访者反映的问题，应做简短的记录。
（第2节邀约的礼仪
正式邀约与非正式邀约
在商务交往中，因为各种各样的实际需要，商务人员必须对一定的交往对象发出约请，邀请对方出席某项活动，或是前来我方做客。这类性质的活动，被商务礼仪称之为邀约。
邀约有时还被称为邀请或邀集。从交际的角度来看待邀约，它实质上是一种双向的约定行为。当一方邀请另一方或多方人士，前来自己的所在地或者在其他某地方约会，以及出席某些活动时，他不能仅凭自己的一厢情愿行事，而是必须取得被邀请方的同意与合作。作为邀请者，不能不自量力，无事生非，自寻烦恼，既麻烦别人，又自讨没趣。作为被邀请者，则需要及早地作出合乎自身利益与意愿的反应。不论是邀请者，还是被邀请者，都必须把邀约当做一种正规的商务约会来看待，对它绝对不可以掉以轻心，大而化之。
对邀请者而言，发出邀请，如同发出一种礼仪性很强的通知一样，不仅要力求合乎礼貌，取得被邀请者的良好回应，而且还必须使之符合双方各自的身份，以及双方之间关系的现状。
在一般情况下，邀约有正式与非正式之分。正式的邀约，既讲究礼仪，又要设法使被邀请者备忘，故此它多采用书面的形式。非正式的邀约，通常是以口头形式来表现的，相对而言，它要显得随便一些。
正式的邀约有，请柬邀约c书信邀约c传真邀约c电报邀约c便条邀约等具体形式，它适用于正式的商务交往中。非正式的邀约有，当面邀约c托人邀约以及打电话邀约等不同的形式，它多适用于商界人士非正式的接触之中。前者可统称为书面邀约，后者则可称为口头邀约。
根据商务礼仪的规定，在比较正规的商务往来之中，必须以正式的邀约作为邀约的主要形式。因此，有必要对它作出较为详尽的介绍。
请柬邀约
在正式邀约的诸多形式之中，档次最高也最为商界人士所常用的当属请柬邀约。
凡精心安排c精心组织的大型活动与仪式，如宴会c舞会c纪念会c庆祝会c发布会c单位的开业仪式等，只有采用请柬邀请嘉宾，才会被人视之为与其档次相称。
请柬又称请帖，它一般由正文与封套两部分组成。不管是购买印刷好的成品，还是自行制作，在格式与行文上，都应当遵守成规。
请柬正文的用纸，大都比较考究，它多用厚纸对折而成。以横式请柬为例，对折后的左面外侧多为封面，右面内侧则为正文的行文之处。封面通常讲究采用红色，并标有“请柬”二字。请柬内侧，可以同为红色，或采用其他颜色。但民间忌讳用黄色与黑色，通常不可采用。在请柬上亲笔书写正文时，应采用钢笔或毛笔，并选择黑色c蓝色的墨水或墨汁。红色c紫色c绿色c黄色以及其他鲜艳的墨水，则不宜采用。
目前，在商务交往中所采用的请柬，基本上都是横式请柬。它的行文，是自左而右c自上而下地横写的。除此之外，还有一种竖式请柬。它的行文，则是自上而下c自右而左地竖写的。作为中国传统文化的一种形式，竖式请柬多用于民间的传统际应酬，因此在这里将它略去不提。
在请柬的行文中，通常必须包括活动形式c活动时间c活动地点c活动要求c联络方式以及邀请人等项内容。
规范的请柬正文示范：
谨订于2008年5月18日下午15时于本市金马大酒店水晶厅举行五环集团公司成立六周年庆祝酒会，敬请届时光临。
联络电话：6332266。
备忘
在请柬的左下方注有“备忘”二字，意在提醒被邀请者届时毋忘。在国际上，这是一种习惯的做法。西方人在注明“备忘”时，通常使用都是同一个意思的法文缩写“p”。
从以上范文会发现，其中邀请者的名称在行文时没有在最后落款，而是处于正文之间。其实，把它落在最后，并标明发出请柬的日期，在商务交往中也是允许的。
另外，被邀请者的“尊姓大名”没有在正文中出现，则是因为姓名一般已在封套上写明白了。要是不厌其烦地在正文中再写一次，也是可以的。在正文中，“请柬”二字可以有，也可以没有。
被邀请者与邀请者名称单独分列的请柬正文示范：尊敬的蒋勤先生：
11月6日19时为李娟小姐饯行，席设本市北京路8号德大西茶社，恭请光临。
周抒平谨订
在对外交往中使用的请柬，应采用英文书写。在行文中，全部字母均应大写，应不分段c不用标点符号，并采用第三人称。这是其习惯做法。
在请柬的封套上，被邀请者的姓名要写清楚，写端正。这是为了对对方示敬，也是为了确保它被准时送达。
书信邀约
以书信为形式对他人发出的邀请，叫做书信邀约。比之于请柬邀约，书信邀约显得要随便一些，故此它多用于熟人之间。
用来邀请他人的书信，内容自当以邀约为主，但其措辞不必过于拘束。它的基本要求是言简意赅，说明问题，同时又不失友好之意。可能的话，它应当打印，并由邀请人亲笔签名。比较正规一些的邀请信，有时也叫邀请书或邀请函。
邀请信范文：
尊敬的奥海公司负责人：
“2008年北京民用新产品新技术展销会”定于今年5月8日至28日在北京国际展览中心举行，欢迎贵公司报名参展。
报名时间：3月1日至20日；
报名地点：花园路乙10号；
联系电话：2531188。
组委会敬邀
2008年2月16日
在装帖与款式方面，邀请信均不必过于考究。其封套的写作，与书信基本上相同。
传真邀约与电报邀约
传真邀约，指的是利用传真机发出传真的形式，对被邀请者所进行的一种邀约。
在具体格式c文字方面以及其做法与书信邀约大同小异。但是由于它利用了现代化的通信设备，因而传递更为迅速，并且不易丢失。
电报邀约，即以拍发专电的形式，对被邀者所进行的邀约。电报邀约与书信邀约在文字上，都要求热情c友好c恳切c得体。除此之外，电报邀约在准确c精练方面要求得更高一些，这是由电报这一形式本身所决定的。电报邀约速度快c准确率高，因此多用于邀请异地的客人。在具体内容上，它与书信邀约大致类似。
便条邀约
在某些时候，商界人士在进行个人接触时，还会采用便条邀约。便条邀约，即将邀约写在便条纸上，然后留交或请人代交给被邀请者。在书面邀约诸形式之中，它显得最为随便。然而却反而往往会使被邀请者感到亲切c自然。
便条邀请的内容，是有什么事写什么事，写清楚为止。它所选用的纸张，应干净c整洁。
依照常规，用以邀约他人的便条不管是留交还是代交给对方，均应装入信封之中，一同送交。让邀请条“赤条条”地来来去去，则不甚适宜。
在一般情况下，不论以何种书面形式邀约他人，均须做得越早越好。通常，它应当至少在一周之前到达对方手中，以便对方有所准备。临阵磨枪，打对方一个措手不及，不仅会给对方以逼人就范的感觉，而且也是非常不尊重对方的。
便条邀约他人的示范：
刘晓航先生：
兹与远大集团公司杨林董事约定，下周五中午12时在四川酒家共进工作餐。敬请光临。
杨青青留上。
5月2日
回答对方的邀约
任何书面形式的邀约，都在邀请者经过慎重考虑，认为确有必要之后，才会发出的。因此，在商务交往中，商界人士不管接到来自任何单位c个人的书面邀约，都必须及时地c正确地进行处理。自己不论能不能接受对方的邀约，均须按照礼仪的规范，对邀请者待之以礼，给予明确c合“礼”的回答，即或者应邀，或者婉拒。置之不理，厚此薄彼，草率从事，都有可能自作自受，自找麻烦。
鉴于同时受到邀请的往往不止一方，任何被邀请者在接到书面邀请之后，不论邀请者对于答复者有无规定，出于礼貌，都应尽早将自己的决定通知给对方。
事实上，为了了解被邀请者对邀约有何反应，许多邀请者在发出书面邀约时，就对被邀请者有所要求，请对方能否到场必须作出答复。
通常，类似的规定往往会在书面邀约的行文中出现。例如，要求被邀请者“如蒙光临，请予函告”，“能否出席，敬请答复”，以及“盼赐惠复”，等等。
为了确保被邀请者准确无误地将有关信息反馈给邀请者，在书面邀约正文的左下方，循例要将与邀请者联络的具体方式，一一详尽地提供给被邀请者。它们通常包括：联络电话号码c传真号码c电传号码c电子邮箱（网址）c邮政编码c电报挂号c联络地点以及通信地址等。以上这些内容不必一一全部列出，可以根据具体情况从中选择。不过，联络或咨询的电话号码这一项，原则上是不能缺少的。
有些善解人意的商界人士为了体谅被邀请者，在发出书面邀约时，往往会同时附上一份专用的“答复卡”。上面除了“接受邀请”c“不能接受”这两项内容外，再没有其他任何东西。这样，被邀请者在答复时，只须稍费举手之劳，在以上两项之中，做一回“选择题”，在二者之一画上一道钩，或是涂去其一，然后再寄回给邀请者就行了。
没有在接到书面邀约的同时接到“答复卡”，并不意味着不必答复。答复是必要的，只不过需要自己亲自动手罢了。
对书面邀约所进行的答复，通常采用书信的形式。在商务礼仪中，它被称为回函。
回函基本上都需要亲笔书写，以示重视。如果打印回函，则至少应当亲笔签名。
所有的回函，不管是接受函还是拒绝函，均须在接到书面邀约之后三日之内固复，而且回得越早越好。
在回函的行文中，应当对邀请者尊重c友好，并且应当对能否接受邀约这一关键性问题，作出明确的答复。切勿避实就虚，让人觉得“难解其中味”。如果拒绝，则讲明理由，就可以了。
回函的具体格式，可参照邀请者发来的书面邀约。在人称c语气c措辞c称呼等方面，与之不相上下，就算不上失礼。
接受邀约的回函示范：
中岛公司董事长兼总经理邬烈兴先生非常荣幸地接受成功影视广告公司总裁袁伟超先生的邀请，将于1月20日上午9时准时出席成功影视广告公司开业仪式。谨祝开业大吉，并顺致敬意。
在写接受函时，应将有关的时间与地点重复一下，以便与邀请者“核实”无误。在写拒绝函时，则不必这样做。
回函通知邀请者自己决定接受邀请后，届时就不能失约了。这类临时的“变卦”，会给邀请者添许多麻烦。
拒绝邀约的理由应当充分，如卧病c出差c有约在先等，均可采用。在回绝邀约时，万勿忘记向邀约者表示谢意，或预祝其组织的活动圆满成功。
拒绝邀约的回函示范：
尊敬的王优嘉先生：
我深怀歉疚地通知您，由于本人明晚将乘机飞往德国法兰克福市洽谈生意，故而无法接受您的邀请，前往波特曼饭店出席贵公司举办的迎春茶话会。
恭请见谅，谨致谢忱。
（第3节迎宾礼仪
基本迎接礼仪
迎来送往，是社会交往接待活动中最基本的形式和重要环节，是表达主人情谊c体现礼貌素养的重要方面。尤其是迎接，是给客人良好第一印象的最重要工作。给对方留下好的第一印象，就为下一步深入接触打下了基础。迎接客人要有周密的部署，应注意以下事项。
1对前来访问c洽谈业务c参加会议的外国和外地客人，应首先了解对方到达的车次c航班，安排与客人身份c职务相当的人员前去迎接。若因某种原因，相应身份的主人不能前往，前去迎接的主人应向客人作出礼貌的解释。
2主人到车站c机场去迎接客人，应提前到达，恭候客人的到来，决不能迟到让客人久等。客人看到有人来迎接，内心必定感到非常高兴；若迎接来迟，必定会给客人心里留下阴影，事后无论怎样解释，都无法消除这种失职和不守信誉的印象。
3接到客人后，应首先问候“一路辛苦了”c“欢迎您来到我们这个美丽的城市”c“欢迎您来到我们公司”等。然后，向对方作自我介绍，如果有名片，可送予对方。
4迎接客人应提前为客人准备好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙忙准备交通工具，那样会因让客人久等而误事。
5主人应提前为客人准备好住宿，帮客人办理好一切手续并将客人领进房间，同时向客人介绍住处的服务c设施，将活动的计划c日程安排交给客人，并把准备好的地图或旅游图c名胜古迹等介绍材料送给客人。
6将客人送到住地后，主人不要立即离去，应陪客人稍作停留，热情交谈，谈话内容要让客人感到满意，比如客人参与活动的背景材料c当地风土人情c有特点的自然景观c特产c物价等。考虑到客人一路旅途劳累，主人不宜久留，让客人早些休息。分手时将下次联系的时间c地点c方式等告诉客人。
迎宾的仪式
迎宾所指的是在人际交往中，在有约在先的情况下，由主人一方派出专人，前往来访者知晓的某一处所，恭候对方的到来。在一般情况下，迎宾仪式包括如下内容。
1宾主双方热情见面。
2向来宾献花。献花者通常应为女青年或少先队员。若来宾不止一人，可向每位来宾逐一献花，也可以只向主宾或主宾夫妇献花。向主宾夫妇献花时，可先献花给女主宾，也可以同时向男女主宾献花。
3宾主双方其他人员见面。依照惯例，应当首先由主人陪同主宾来到东道主方面的主要迎宾人员面前，按其职位的高低，由高而低，一一将其介绍给主宾。随后，再由主宾陪同主人行至主要来访人员的队列前，按其职位的高低，由高而低，一一将其介绍给主人。
4主人陪同来宾与欢迎队伍见面。
迎宾的前期准备
在迎宾工作之中，要进行必要的先期准备，以求有备而行，有备无患。
掌握基本状况
一定要充分掌握迎宾对象的基本状况，尤其是主宾的个人简况，如姓名c性别c年龄c籍贯c民族c单位c职务c职称c学历c学位c专业c专长c偏好c著述c知名度等。必要时还需要了解其婚姻c健康状况，以及政治倾向与宗教信仰。在了解来宾的具体人数时，不仅要务求准确无误，而且应着重了解对方由何人负责c来宾之中有几对夫妇等。
小说阅读_www.shuoshuo520.cc